วิธีใช้ Trello บริหารโครงการทำงานร่วมกัน

วิธีใช้ Trello บริหารโครงการทำงานร่วมกัน

Trello นับเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพและใช้งานง่ายมากสำหรับตอนนี้ พูดถึงเครื่องมือสำหรับบริหารจัดการโครงการหรือ Project Management ประเภทนี้ปัจจุบันมีใช้งานกันเยอะหลากหลาย แต่ผมว่า เทลโล่ เกิดได้เพราะเน้นการทำงานที่ง่าย ไม่ซับซ้อน เหมาะสำหรับใช้ส่วนตัว หรือจะใช้กับองค์กร ทีมงานก็เยี่ยมหรือแม้แต่เป็น Freelance จะใช้กับลูกค้าเพื่อบริหารงานร่วมกันก็ยิ่งดี

Trello it’s powerful project management

ผมอยากให้คุณลองนึกถึงตารางหรือกระดานที่ทีมงานของคุณเคยใช้มา ซึ่งผมเชื่อว่าในีวิตหนึ่งคุณคงต้องเคยเห็นมันซักครั้ง กระดานที่คุณจะเขียน Column แยกออกไปเป็น คิวงาน, งานเร่ง, งานด่วน, งานด่วนที่สุด ประมาณนี้แล้วเราก็จะเขียนข้อคามเป็นข้อๆลงไปเพื่อบอกว่ามีงานอะไรในช่วงสำคัญๆแบบไหนบ้าง หรืออาจจะเป็นกระดาษ Post It สีสันสวยงามแทนก็ดูเข้าท่าดี แต่ผมว่าช่องที่มีงานเยอะสุดคงเป็นช่อง “‘งานด่วนที่สุด” แน่ๆเลย หากคุณเป็นคนหนึ่งที่เคยพบภาพแบบนี้มาเวลาทำงานร่วมกันกับทีมของคุณละก็ ชัดเลยผมว่าคุณกำลังมองหาระบบ Project Management อยู่แน่ๆ ระบบพวกนี้ปัจจุบันมีหลายค่ายให้เราเลือกใช้งานกันครับ มีหลากหลายรูปแบบทั้งเป็นเว็บไซต์อย่างเดียว ทั้งเป็น App บน Smart Phone อย่างเดียวหรือบางค่ายก็มีครบทุกรูปแบบกันไปเลย

bulletin board

bulletin board

เทลโล่ เป็นระบบที่คล้ายกับกระดานนั้นมากที่สุด

ให้คุณนึกภาพถึงกระดานตามรูปนี้ดูนะครับ เวลาที่เราทำงาน และแน่นอนว่ามันไม่ได้มีความสวยงามเอาซะเลย แต่สิ่งหนึ่งที่ผมว่า เทลโล่มีอยู่และทำได้ดีคือการออกแบบด้วย Card UI ซึ่งผมมองว่ามันทำให้ทุกอย่างดูลงตัว เพราะเมื่อเราคิดถึงกระดานแบบนี้ขึ้นมาทีไรภาพการ์ดแบบนี้ก็โผล่ขึ้นมาในหัวเลยทุกที และมันก็เหมาะกับการทำงานแบบนี้ดี

มาดูกันว่า เทลโล่ มีองค์ประกอบอะไรบ้าง

New Board

New Board

ตัวระบบของเทลโล่ทำงานในลักษณะของ Board ครับดังนั้นเริ่มต้นเลยคือเราจะต้องมี Board สำหรับไว้จัดการกับสิ่งต่างๆที่เราจะทำ ซึ่งคำแนะนำง่ายๆสำหรับคนที่เพิ่งเริ่มต้นใช้งานก็คือคุณควรจัดเป็น 1 Board ต่อ 1 โครงการครับ ทีนี้เราเข้าไปดูด้านในกันบ้าง

to-do

to-do

จากภาพจะเห็นกรอบสีเทาๆ 4 กรอบตรงนั้นในเทลโล่เรียกว่า List หรือพื้นที่สำหรับจัดเก็บหมวดหมู่นั้นเอง โดยปรกติถ้าเราไม่ได้มีอะไรเจาะจงเป็นพิเศษก็สามารถทำแบบพื้นฐานทั่วๆไปได้ เช่น To do, Doing, Done ซึ่งตรงจุดนี้ List จะเป็นกรอบการทำงานให้เราเอาไว้คุยกันว่าตอนนี้ทำอยู่ในช่วงไหน  ซึ่งตรงนี้ผมว่าเราสามารถที่จะคุยกับลูกค้าไว้เลยหากเราเป็น Freelance ว่าในแต่ละ list ทำอะไรบ้าง และแถมให้อีก 2 อันคือ Bug กับ Enhance ด้วย

title

title

ส่วนริมสุดบนด้านซ้ายจะเป็นชื่อของ Boars นี้ จะมีรูปดาว และเครื่องหมายบอกสถานะของ Board นี้ซึ่งประกอบไปด้วย 3 สถานะ

Visibility

Visibility

Private : เห็นเฉพาะบุคคลที่ได้รับอนุญาติ
Team : จะเห็นทั้งหมดทุกคนใน Team เราสามารถสร้าง Team ขึ้นมาในระบบได้โดยการจับกลุ่มผู้ใช้ที่ต้องการ
Public : จะเป็นสาธารณะทุกคนจะมองเห็น สามารถค้นหาผ่านทาง Google ได้

menu

menu

ส่วนด้านขวามือบนสุดจะเป็นส่วนของ Menu สำหรับการ Setting และแก้ไขข้อมูลส่วนตัวต่างๆ และใน Profile ก็จะมีรายการ Activity ด้วยว่าเราทำอะไรลงไปบ้าง

Profile

Profile

ต่อไปเป็นเรื่องของ card

card

card

ในพื้นที่ของ card ก็เป็นเหมือน Task ของเราว่าเราต้องทำอะไรบ้างในแต่ละหัวข้อ ซึ่งตรงนี้มีรายละเอียดเยอะหน่อยเพราะจะช่วยให้เราจัดการงานต่างๆได้ง่ายขึ้น คือมันจะประกอบไปด้วย

1.Member ของ Card ซึ่งใน 1 card ไม่จำเป็นต้องมี Member เข้ามาเป็นสมาชิกเพื่อรับผิดชอบทุกคนก็ได้ ใครเกี่ยวข้องกับ card ไหนก็เอา card นั้นไปดูแล

2.Labels เอาไว้สำหรับจัดกลุ่มเพื่อบอกสถานะหรือจัดกลุ่มก็ได้ สามารถพิมพ์ข้อความลงไปใน labels ได้ซึ่งทำให้มันมีความชัดเจนมากขึ้น

3.Description เอาไว้สำหรับอธิบายกิจกรรมหรืองานต่างๆที่อยู่ภายใน card นี้

4.Check list สำหรับจัดกิจกรรมออกมาเป็นข้อๆและมีการแสดงเป็นเปอร์เซนต์ให้เห็นชัดเจน

5.Due date สำหรับระบุวันในการกำหนดเป้าหมาย

6.Attachment สำหรับ upload file เข้าสู่ระบบทำได้ทั้งจากเครื่องและ url สำหรับระบบแบบไม่เสียเงินตรงนี้จะถูกกำหนดไว้ไม่ให้ 1 ไฟล์เกิน 10MB

7. Copy และ Move เราสามารถย้ายหรือสำเนา card นี้ไปไว้ที่ list อื่นหรือข้าม board ไปเลยก็ได้

8. Subscribe เพื่อให้ระบบรายงานความเคลื่อนไหวของ card นั้นๆ

9. Archive เมื่อเราต้องกาจัดก็บงานต่างๆที่ทำเสร็จไปแล้ว

หากต้องการลบ card นี้ทิ้งจะอยู่ใน Share and more

calendar

calendar สำหรับ card ที่มี due date

เอาละครับ น่าจะพอเห็นรูปแบบและประโยชน์ของเทลโล่กันไปบ้างแล้ว หากรู้จักใช้เครื่องมือที่มีอยู่ให้คุ้มค่า อยากถูกต้องก็จะเกิดประโยชน์นั้นเอง ใครยังไม่ได้สมัครสมาชิกแล้วไปทดลองใช้กันก็เชิญที่ Link ด้านล่างนี้เลยครับ

Link: www.trello.com

ส่วนใครยังไม่เห็นภาพ อยากดูวิดีโอแนะนำ ก็สามารถดูได้ที่นี่เลย