Transports Management Software สำหรับบริหารธุรกิจรถขนส่ง

Transports Management Software สำหรับบริหารธุรกิจรถขนส่ง

Transports Management Software เป็นเครื่องมือสำหรับ ช่วยบริหาร  การจัดการ รถขนส่ง ทำให้ธุรกิจขนส่งหรือ Logistics นั้น มีความสามารถมากยิ่งขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งธุรกิจประเภทนี้ มีหลายอย่างที่เกี่ยวข้อง และเป็นปัญหาที่ สามารถแก้ไขได้ โดยการใช้งาน Software

Transports Management Software

วันนี้ผมจะแนะนำให้เห็น ถึงเรื่องของ การใช้งาน ระบบบริหารการจัดการขนส่ง หรือระบบ Logistic ซึ่งแน่นอนว่า ในประเทศไทย มีธุรกิจประเภทนี้อยู่เยอะมากๆ ทั้งรายเล็ก รายย่อย รายใหญ่ ในที่นี่ ผมจะพูดถึงแค่ กลุ่มของธุรกิจที่มีการ รับส่งของ หรือเป็นกลุ่มประเภทขนส่ง แต่ไม่ได้เจาะไปที่ระบบ ไปรษณีย์ แต่อย่างใดนะครับ

ธุรกิจกลุ่ม Logistics นั้นมีบทบาทมากในประเทศไทย ดูได้จากง่ายๆ มหาลัยต่างๆเร่งผลิต บุคลากรในด้านนี้ออกมา กันเป็นจำนวนมาก Logistics ไม่ได้มีเพียงแค่เรื่องของ ส่งของ รับของ เท่านั้น แต่จริงๆมันมีเรื่องราวต่างๆมากมายเกี่ยวข้อง เพราะมันเป็นหนึ่งใน ห่วงโซ่อุปทาน หรือ Supply chain นั้นเอง

ทีนี้จะให้ดู ตัวอย่างของการเรียงลำดับ ส่วนประกอบของ ห่วงโซ่นี้ดูครับ จะได้เห็นภาพมากขึ้น

ส่วนประกอบของ Supply chain

  1. ผู้จัดจ่ายวัตถุดิบ/ส่วนประกอบ (Raw Material/ component suppliers)
  2. ผู้ผลิต (Manufacturers)
  3. ผู้ค้าส่ง/ผู้กระจายสินค้า (Wholesalers/distributors)
  4. ผู้ค้าปลีก (Retailers)
  5. ผู้บริโภค (Customer)

จากทั้งหมด ในรูปแบบที่เรียงกัน ด้านบนนี้ คงพอแสดงให้เห็นภาพของ องค์ประกอบ หรือผู้เกี่ยวข้องในธุรกิจ กลุ่ม Logistics เข้ามาบ้างแล้วนะครับ คือเริ่มต้นของระบบธุรกิจ ก็จะมี ผู้จัดจำหน่ายวัตถุดิบ เป็นผู้เริ่มต้น ส่งของเพื่อใช้ในการผลิตสินค้า End Product ไปให้กับ ผู้ผลิต และจากผู้ผลิตก็จะส่งต่อไปให้ยัง distributors หรือผู้จัดจำหน่ายอีกที ซึ่งตรงนี้ อันที่จริงจะยังมี ส่วนของระบบอย่าง Warehouse Management System เข้ามาเกี่ยวข้องด้วยอีก จากนั้นก็ถึงจะไปที่ผู้ค้าปลีก ซึ่งบริหารระบบด้วย Stock management system ก่อนจะจบที่ ผู้ซื้อ

อันที่จริง ผมเองก็ไม่ได้ตั้งใจจะมาพูด เรื่องของระบบ Logistic ทั้งระบบนะครับ แค่อยากให้เห็นภาพ มากขึ้นว่า ระบบนี้ ทำไมถึงสมควรแก่การใช้งานระบบบริหารการจัดการรถขนส่ง เท่านั้นเอง

ทีนี้มาลงในเรื่องของเรากันบ้าง คือตามภาพที่เห็นข้างต้น จะพบว่ามีการใช้งานรถขนสินค้าตลิดทั้งระบบ ตั้งแต่ ผู้ผลิต จนถึงมือผู้บริโภคเลยทีเดียว ดังนั้นธุรกิจกลุ่มนี้ จึงใช้งานรถขนส่ง เยอะมากๆ ทีนี้การจัดการระบบการวิ่งงาน ระบบดูแลสภาพรถยนต์ ระบบจัดคิวงาน ระบบแจ้งเตือนการซ่อมบำรุงต่างๆ จะทำอย่างไร กับธุรกิจที่มีรถขนส่งประมาณหลายคัน หรือแม้แต่น้อยคัน แต่ต้องการเก็บบันทึกข้อมูลก็ตาม

ระบบบริหารจัดการรถขนส่ง Transports

บางครั้งอาจจะมองแค่ระบบ Fleet ซึ่งอันที่จริง ระบบ Fleet นั้นเป็นระบบที่ดูแล บริหารตัวรถยนต์โดยตรง คือตั้งแต่นำรถเข้ามาในระบบ แล้วก็เอาไปใช้งาน เป็นเครื่องมือในการขนส่ง ดูแลซ่อมบำรุง ตรวจเช็คสภาพรถยนต์ แต่ส่วนใหญ่แล้ว ระบบ Fleet มั้งจะไม่ควบคลุมถึง การจัดคิวงาน การบริหารงานขนส่งด้วย ระบบ Transport Management จึงเข้ามาเต็มรูปแบบมากกว่า

ความสามารถหลักๆของระบบ คือ

  • การจัดบันทึกการส่งงาน เที่ยววิ่ง Dispatch Management
  • การบริหารจัดการลูกค้า Customer Management
  • การจัดการบิลและใบเสร็จ Billing & Invoicing
  • การจัดการ Order Management
  • การจัดการบรรทุกสินค้า Load Management
  • การจัดการเส้นทางขนส่ง Routing Management
  • การบริหารจัดการคนขับรถ Driver Management
  • การบริหารจัดการตารางการเดินรถ Scheduling Management
  • การบริหารจัดการการขนส่ง Shipment Management
  • การบริหารจัดการรถยนต์และอะไหล่ Fleet Management
  • การบริหารจัดการน้ำมันเชื้อเพลิง Fuel Management

ส่วนระบบใหม่ๆที่เพิ่มเติมมาสมัยนี้ก็คือระบบติดตาม GPS เพื่อไว้ใช้ในการติดตามตัวรถ กันรถหาย สั่งดับเครื่องรถ แอบดูว่าคนขับออกนอกเส้นทางหรือไม่ วิเคราะห์ทำไมถึงช้ากว่าปรกติ อันนี้เห็นในไทยฮิตกันมาก แต่สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ก็อาจจะไม่ต้องลงลึกขนาดนั้น ในทันทีก็ได้

ทีนี้มาดูตัวอย่าง Software กันบ้างครับ

Software แบบนี้ในปัจจุบัน น่าจะมองออกเป็น 2 ประเภทง่ายๆคือ 1 แบบ Windows Application คือ Run บนระบบของ Windows ใช้ทีละเครื่อง ไม่ได้ผ่านระบบ Online แต่อาจจะมีการเชื่อมต่อ Database หรือฐานข้อมูลแบบ Online เป็น Server กลาง แบบนี้ต้องใช้งานผ่านระบบเครือข่ายภายใน ติดตั้งทีละเครื่อง Update กันทีละเครื่อง แต่ได้รับความนิยมสูงในไทย

กับอีกประเภทเป็นแบบ Web Application หรือที่มักเรียกกันว่า Web Base นั้นแหละครับ อันนี้จะทำงานบน Server กับ Client คือเปิดผ่าน Online ได้เลยจาก Device อะไรก็ได้ ทั้ง PC, Tablet, Smart Phone สามารถเข้าถึงและทำงานได้หมด อันนี้สะดวกหน่อยตรงที่ update ข้อมูลต่างๆ ทีเดียวก็ใช้งานได้หมดทุกเครื่องเลย แล้วก็ไม่ได้ใช้งานได้แค่ Windows อย่างเดียว (ผู้บริหารใช้งาน Mac OS ก็เปิดดูได้ประมาณนั้น)

อันที่จริง Software ในกลุ่มนี้ ดังๆของต่างประเทศมีเยอะมาก แต่ในไทยเองก็มีอยู่บ้าง วันนี้ผมขอ ยกตัวอย่างงานของบริษัทตัวเองนี่แหละ เพราะว่าผมเห็นและเข้าใจมากสุด จะได้เป็นตัวอย่างในการเลือกใช้ software ที่เหมาะสมได้ดีสุด

ระบบบริหารจัดการรถขนส่งของเราขอเรียกย่อๆว่า TMS ก็แล้วกัน มีคุณสมบัติรองรับ การทำงานของธุรกิจขนาดเล็ก SME ตอนออกแบบจริงๆ ตั้งใจจะใช้กับธุรกิจที่มีขนาดเล็ก ถึงกลาง แต่เอาเข้าจริงๆ แล้วลูกค้าส่วนใหญ่ที่ซื้อไป จะเป็นระบบรถเป็น 100 คันกันทั้งนั้น เลยคิดว่า กลุ่มขนส่งขนาดเล็กอาจจะยังไม่ค่อยได้ ใช้งาน Software ที่ครอบคลุมแบบนี้เท่าไหร่

ตัว Features จริงๆก็ยังมีไม่ครบถ้วนตามระบบใหญ่ๆ เพราะเรามองว่า เอาเท่าที่จำเป็นก่อน ระบบนี้จึงใช้งานได้ ค่อนข้างกว้างกับทุกประเภทของธุรกิจ ไม่ว่าจะขนส่งแบบไหน มาดูความสามารถหลักๆของตัวอย่างกันครับ

dashboard Transports

dashboard

Dashboard

หน้านี้จะเป็น หน้าสำหรับรวมข้อมูลเบื้องต้น ที่จำเป็นเอาไว้  ในระบบค่า Default จะแสดง Job ที่กำลังจะวิ่งในวันนี้ อยู่จะได้เห็นว่า งานลำดับต่อไปคืองานของใคร คิวใครเป็นคนต่อไป ส่วนอีกกรอบเป็นของ งานวันนี้ทั้งหมด ซึ่งตัวระบบงานจะแบ่งออกเป็นทั้งหมด 3 สถานะด้วยกันคือ 1.เปิดงานจากลูกค้า 2.คนขับรถรับงาน 3.คนขับรถปิดงาน อีกกรอบจะเป็น ตัวอย่างของลูกค้าที่ใช้บริการของเราในรอบเดือน และสุดท้ายเป็นกรอบของ การขับรถของพนักงานว่าออกวันละเท่าไหร่ กี่โมงแสดงผลเป็นกราฟ

ตรงนี้จะเห็นว่ามี 3 สถานะในส่วนของใบงาน อันที่จริงเป็นค่าเริ่มต้นนะครับ ในระบบตัวอย่างจะมองว่า Open คือสถานะที่ ฝ่ายจัดส่ง รับ Order มาจากทางลูกค้าแล้ว ก็ให้คนขับรถมารับของขึ้นรถแล้วออกเดินทาง จากนั้นพอไปส่งของถึงมือลูกค้า ลูกค้าเซ็นต์ชื่อรับของก็ถ่ายรูปลายเซ็นต์แล้ว Upload ส่งกลับมาก็จะเป็นการปิดสถานะของงานนะครับ

Job summary Transport

Job summary

ในหน้าใบงาน จะเป็นตารางบอกความเคลื่อนไหวทั้งหมด ของงาน มีสถานะบอกครบหมดว่า ตอนนี้งานนี้ถึงขั้นไหน และมีส่วนของบิลกับใบเสร็จเข้ามาเกี่ยวข้องด้วย คือหากส่งของแล้วจะยังไม่ได้เปิดบิลตามไปหรือ เปิดบิลแล้วจะมีสถานะกำกับ เพื่อตามเก็บเงินลูกค้าได้ถูกต้อง

vehicle

vehicle

ตัวข้อมูลรถยนต์ อันนี้สำคัญมากสำหรับส่วนของ Fleet เพราะจะทำให้ รู้ข้อมูลของรถทั้งหมด และทุกการวิ่งรับส่งของ จะต้องมีการบันทึก เลขไมล์ล่าสุด หรือ Odometer เพื่อใช้สำหรับ คำนวณการซ่อมบำรุง และเชื้อเพลิงอย่างถูกต้อง จะเห็ฯว่ามีส่วนของ Service เพื่อเก็บเป็นประวัติด้วยว่า รถคันนี้ เข้าซ่อมกี่ครั้งแล้ว อะไรบ้าง เมื่อไหร่ และมีการบันทึกอุบัติเหตุต่างๆด้วย

ส่วนการจัดเส้นทางนั้น ของเราเป็นแบบให้ผู้ใช้สร้างเส้นทางเองว่า จะวิ่งจากไหนไปไหน เช่น กรุงเทพ – ชลบุรี คือสาย 1 กรุงเทพ – โคราช คือสาย 2 แล้วตอนเลือกเส้นทางขนส่ง ตอนรับเปิดบิล ก็ให้ระบุว่าจะไปส่งเส้นไหน เพื่อจัดคิวงานให้รถและคนขับ

และถึงระบบของเราจะไม่มีการใช้ GPS Tracking ติดตามรถยนต์ แต่ตัวคนขับนั้นต้องเปิดใช้งาน GPS เพื่อดูจุดหมายปลายทางที่ลูกค้ากรอกเอาไว้ (ลูกค้าสามารถกรอกจุดรับส่งเป็นเลขพิกัดได้ เพื่อแสดงบนแผนที่ บนมือถือคนขับ) เพื่อให้ระบบรู้ว่า คนขับรับของกี่โมง ออกเดินทางกี่โมง ถึงตัวสถานที่กี่โมงดูได้จาก Log ขนส่งของระบบ

นอกจากนั้นระบบของเรา เพิ่มเติมในส่วนของ การตรวจสอบสภาพยางรถยนต์ เพราะยางรถยนต์จะเป็นส่วนที่สำคัญมาก ในการขนส่ง ยางแต่ละเส้นจะมีอายุการใช้งาน มีการหล่อดอกยางใหม่ ไม่ใช่ใช้ครั้งเดียวแล้วถึง เราจึงจัดเก็บข้อมูลตรงนี้ออกมาให้ด้วย

จะเห็นได้ว่าเบื้องต้นนั้น ระบบบริหารจัดการรถขนส่ง มีความจำเป็นอย่างมากสำหรับธุรกิจขนส่ง หากใครที่ทำธุรกิจด้านนี้อยู่ แต่คิดว่า ยังไม่จำเป็นต้องใช้งานระบบแบบนี้ละก็ ผมว่าตอนนี้น่าจะถึงเวลาแล้วนะครับ ใช้ Software คุณภาพ ช่วยบริหารงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นดีกว่า

พื้นที่โฆษณานะครับ

ส่วนใครที่สนใจหรือต้องการระบบบริหารจัดการรถขนส่ง คุณสมบัติตามที่เขียนมานี่ สามารถพูดคุย สอบถามกันได้ที่เบอร์โทรด้านล่างนี่เลยครับ
ติดต่อ : ธีรภัทร
Tel: 098-375-6574
Line: teerapuch
Email: teerapuch [ @ ] hotmail.com

ขอบคุณข้อมูลตัวอย่างจาก 802 Digital Media

tms

tms